Stellt euch eine Architektin vor, die nach der BAU wieder an ihrem Schreibtisch sitzt. Auf dem Smartphone: Fotos von Materialien, Konstruktionen und Produktnamen. Im Postfach: die ersten Messenachrichten. Nebenan fragt ein Kollege, ob sie etwas für das gemeinsame Projekt gefunden hat.
Was kann sie von eurem Stand erzählen? Was kann sie zeigen? Und findet sie die Information wieder, die im Gespräch so interessant klang?
Diese kleine Szene lohnt sich als Ausgangspunkt für eure verbleibende Messevorbereitung. Der Stand ist gebucht, die Neuheiten stehen fest, der Messebau nimmt Form an. Jetzt könnt ihr dafür sorgen, dass ein Besuch bei euch im Arbeitsalltag der Planungsbüros weiterwirkt.
Für unseren Praxis-Guide »Messe heute – Messe morgen« haben wir Planende und Hersteller befragt. Für die Messe München haben wir anschließend den Report »100 Messe-Tipps« entwickelt. In den Gesprächen wird deutlich, wie viel an scheinbaren Kleinigkeiten hängt: einer präzisen Einladung, einem zugänglichen Muster, einer Person, die zuhört und eine zugesagte Antwort tatsächlich liefert.
Eure Einladung muss im Büro etwas auslösen
»Wir sehen uns auf der BAU« ist eine freundliche Nachricht. Für die Besuchsplanung lässt sie allerdings einiges offen. Wer sollte zu euch kommen? Was gibt es zu entdecken? Lohnt es sich, eine Kollegin aus der Ausführungsplanung mitzunehmen?
Für unseren Praxis-Guide haben wir 126 Personen aus dem Architektur- und Planungsumfeld zu ihren Messeerfahrungen befragt. 76 von ihnen besuchen regelmäßig Fachmessen. Rund zwei Drittel dieser regelmäßigen Messebesucher legen vorab bestimmte Stände oder Vorträge fest, die sie besuchen möchten. Eine kleine Stichprobe, aber ein guter Anlass, die eigene Einladung ernst zu nehmen.
Geht dafür mit eurem Vertrieb die Büros durch, die ihr erreichen möchtet. Schaut, wer gerade im Bestand plant oder vor einer Materialentscheidung steht. Denkt auch an Büros, zu denen ihr länger keinen Kontakt hattet und für die eure neue Lösung fachlich interessant sein könnte.
Daraus entstehen unterschiedliche Einladungen. Ein Büro möchte einen Anschluss im Detail verstehen, ein anderes Oberflächen vergleichen. Benennt das Angebot so konkret, dass die Nachricht intern weitergeleitet werden kann: Das könnte für dein Projekt interessant sein.
Wiebke Ahues, Partnerin bei LXSY Architektur, formuliert im Messe-Report einen klaren Wunsch:
»Ich als Architektin wünsche mir von einem Bauprodukthersteller eine persönliche Einladung vier bis sechs Wochen vor der Messe.«
Wiebke Ahues, LXSY Architektur
Für die BAU 2027 liegt dieses Zeitfenster im Dezember. Plant Weihnachten und den Jahreswechsel mit ein: Bereitet Inhalte und Ansprechpartner im November vor und verschickt eure persönlichen Einladungen möglichst Anfang Dezember. Im Januar könnt ihr an vereinbarte Termine erinnern und letzte praktische Hinweise geben.
Macht aus eurem Messethema eine Planungsfrage
Die BAU 2027 setzt vier Leitthemen: Material und Ressource, Klimaschutz und Klimaanpassung, Lebensraum im Wandel sowie Digitalisierung und Produktivität. Darin können sich viele Hersteller wiederfinden. Interessant wird es dort, wo ihr den Bezug zu einer konkreten Aufgabe herstellt.
Wie lässt sich ein Bauteil später wieder lösen? Welche Aufbauhöhe braucht eine Lösung in der Sanierung? Welche Informationen helfen bei der Bewertung eines Materials? Welche Arbeitsschritte werden durch ein System einfacher?
Wählt eine Frage, die ihr mit euren Produkten fundiert beantworten könnt. Sie gibt eurer Kommunikation einen Schwerpunkt und dem Standteam einen Gesprächsanlass. Zugleich hilft sie euch bei der Auswahl dessen, was ihr noch vorbereiten müsst: vielleicht ein Schnittmodell, eine nachvollziehbare Bildfolge oder ein ausgeführtes Projekt mit einem aufschlussreichen Detail.
Bei unserem Standkonzept für Ardex auf dem Heinze Klimafestival 2025 gehörte eine Rückbaustation zum Auftritt. Das Thema bekam damit einen konkreten Ort, an dem man sich damit beschäftigen konnte. Der Kommunikationsfahrplan reichte von der Vorab-Kommunikation bis zur Nachbereitung.
Auch für euren bereits geplanten Stand lässt sich überlegen: Welches Exponat kann eine solche Aufgabe übernehmen? Oft braucht es dafür vor allem eine bessere Erklärung, eine zugängliche Position und jemanden, der die richtigen Fragen beantworten kann.
Lasst etwas entdecken
Wer eine Oberfläche berührt oder eine Verbindung ausprobiert, beschäftigt sich bereits mit eurem Produkt. Gebt diesem Moment Raum.
In unserer Umfrage bewerteten mehr als neun von zehn regelmäßigen Messebesuchern haptische Erlebnisse und Produktmuster als wichtig oder sehr wichtig.
Schaut deshalb noch einmal auf eure Präsentation: Darf man die Muster herausnehmen? Lassen sich Varianten nebeneinanderlegen? Erkennt man, was man gerade in der Hand hält? Kann jemand ein Detail fotografieren und später noch Hersteller und Produkt zuordnen?
Ergänzt die Exponate um Informationen, die sich ohne langes Suchen erschließen. Ein QR-Code sollte direkt zu dem führen, was am jeweiligen Produkt interessiert: technische Unterlagen, ein Referenzprojekt, verfügbare Ausführungen oder eine Musterbestellung. Überlegt bei jedem Link, was jemand damit am Schreibtisch anfangen kann.
Und lasst Besucher auch einmal ungestört schauen. Ein Planer, der gerade keinen Gesprächstermin möchte, kann trotzdem sehr interessiert sein.
Für OBO Bettermann haben wir zur BAU 2025 auf 120 Quadratmetern ein Standkonzept mit wenigen Präsentationsflächen und offenen Gesprächsbereichen entwickelt. Diese bewusste Aufteilung schafft Platz für unterschiedliche Arten, sich einem Produkt zu nähern. Genau diesen Blick könnt ihr auch auf euren Standplan werfen: Wo kann man entdecken, wo nachfragen, wo gemeinsam etwas durchdenken?
Bereitet euer Team auf echte Gespräche vor
Zum Messebriefing gehören Produkte, Dienstpläne und organisatorische Details. Nehmt euch zusätzlich Zeit für die Situationen, die zwischen diesen Punkten liegen.
Eine Besucherin fragt nach einer Anwendung, die ihr noch nie umgesetzt habt. Jemand möchte wissen, welche Nachweise verfügbar sind. Ein anderer hat nur wenige Minuten und sucht eine bestimmte technische Information.
Spielt solche Gespräche vorab durch und klärt, wer welche Fachfragen beantworten oder vertiefen kann. Vereinbart auch, wie ihr offene Fragen festhaltet und an die zuständige Person weitergebt.
Bei OBO Bettermann haben wir die Vorbereitung mit einer fünfstündigen Remote-Schulung für 14 Personen aus Messe- und Vertriebsteam begleitet. Ein solcher Termin bietet Raum, Antworten zu erproben und Unsicherheiten vor der Messe zu klären.
Übt dabei besonders das Zuhören. Eine einfache Frage wie »Woran arbeitet ihr gerade?« kann ein Gespräch öffnen. Die Antwort sollte dann auch beeinflussen, was ihr zeigt.
Zur guten Vorbereitung gehört außerdem, Grenzen benennen zu können. Wenn ein Nachweis fehlt oder eine Anwendung erst geprüft werden muss, sagt das offen. Haltet fest, wer sich darum kümmert und wann eine Rückmeldung möglich ist.
Die erste Nachbereitung kann am Dienstag stattfinden
Die BAU dauert fünf Tage. Eure Besucher sind womöglich längst wieder im Büro, während ihr noch auf dem Stand steht.
Deshalb lohnt sich eine feste Verbindung zu den Kollegen zu Hause. Wer verschickt Muster? Wer beantwortet technische Rückfragen? Wer kann einen Termin mit der zuständigen Fachberatung organisieren? Reserviert diese Kapazitäten vor der Messe.
Im Gespräch helfen zwei Fragen: Was braucht ihr als Nächstes? Und bis wann?
Die Antworten gehören zusammen mit dem Projektbezug in eure Kontaktnotiz. »Interesse an Fassadenprodukten« hilft später wenig. Eine Notiz zu Anwendung, Planungsstand, offener Frage und vereinbartem nächsten Schritt macht den Kontakt bearbeitbar.
Dabei muss nicht jedes Gespräch eine persönliche Nachfassmail auslösen. Manche Besucher möchten selbst recherchieren. Andere warten auf genau das Detail, das ihr zugesagt habt. Chris Middleton von Kinzo beschreibt es in unserem Praxis-Guide so:
»Automatisierte Mails beachte ich persönlich gar nicht. Eine personalisierte Nachverfolgung kann jedoch sehr sinnvoll sein.«
Chris Middleton, Kinzo
Bereitet eure Website deshalb genauso sorgfältig auf die Messe vor wie euer Postfach. Die gezeigten Produkte sollten auffindbar sein, Unterlagen erreichbar und Ansprechpartner eindeutig. So können auch die Kollegen im Planungsbüro weiterarbeiten, die selbst gar nicht in München waren.
Reserviert jetzt schon Zeit für das Danach
Legt vor der BAU fest, wann Marketing und Vertrieb die Gespräche gemeinsam durchgehen. Direkt nach der Messe könnt ihr offene Zusagen und Zuständigkeiten klären. Mit etwas Abstand lässt sich betrachten, welche Kontakte sich weiterentwickeln.
Schaut dabei genauer hin: Sind Muster in einer konkreten Materialauswahl angekommen? Gab es eine technische Beratung? Hat ein Büro euch eingeladen, eine Lösung im Team vorzustellen? Welche Projekte benötigen später erneut Aufmerksamkeit?
Sammelt außerdem die Fragen, auf die euer Team keine gute Antwort hatte. Wiederkehrende Rückfragen können auf fehlende Unterlagen, unklare Produktkommunikation oder einen Bedarf hinweisen, den ihr bisher unterschätzt habt.
In den verbleibenden Wochen könnt ihr für eure wichtigsten Themen konkrete Besuchsanlässe schaffen. Klärt dabei auch, wer am Stand fachlich berät und die Zusagen aus den Gesprächen einlöst.
Wenn die Architektin nach München wieder an ihrem Schreibtisch sitzt, sollte sie etwas Brauchbares mitgebracht haben. Ein Muster, das sie zeigen kann. Ein Detail, das ihre Planung weiterbringt. Einen Kontakt, bei dem sie gern wieder anruft.
Wir sind mit dem ganzen hej.build-Team auf der BAU 2027 in München. Wenn ihr gerade an diesen Verbindungen zwischen Kommunikation, Messeauftritt und Vertrieb arbeitet, sprechen wir gern mit euch darüber.
